外贸跟单员是外贸企业中一个十分重要的工作岗位。外贸企业的存在、生存与发展,都是建立在订单的基础上。五金跟单员工作流程怎么写呢?下面是的五金跟单员工作流程资料，欢迎阅读。
一、跟单员的定义：(什么是跟单员?)Documentary Handler
跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。(不能兼职，替代)所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。
二、跟单员的工作界定：跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。
1.业务跟单：对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。对外叫业务员or 业务助理。
2.生产跟单：对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。对内叫：业务经理or生产主管or总经理助理。不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。
三、跟单员的工作定位：(工作性质) 跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。
因此，跟单员要：
(1)寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。
(2)设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。
(3)传播信息：将企业产品的信息传播出去。
(4)推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。
(5)提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。
(6)收集信息：收集市场信息，进行市场考察。
(7)分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。
跟单员是业务助理：跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：
(1) 函电的回复：
(2) 计算报价单
(3) 验签订单
(4) 填对帐表
(5) 目录，样品的寄送与登记
(6) 客户档案的管理
(7) 客户来访接待
(8) 主管交办事项的处理
(9) 与相关部门的业务联系
跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。
四、跟单员的工作特点：
跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。
1.责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。
2.沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。
3.做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。
4.工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。
5.工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。
五、跟单员的主导意识：
什么是主导意识?就是全局观念。你要对所处的环境，担负的任务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你的工作的主导意识就会很强。举例：足球队，每个队员有自已的位置，但如只顾自已的位置，这一定是个很差的球队。这就要有全局观念：要不失球，要进攻，要战胜对方，要进球。
作为跟单员的跟单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事了，你们如何生产?何时完成?出来的产品怎样?与我无关，那就不能做好跟单员工作。你就没有主导意识。
有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。
有方：有办法，有主意，遇到问题有解决的能力
有效：有效率，有结果。
目标要达到：所有工作以最终结果，最终目标作为我们的指导思想。最终失败了，就没什么好说的。
总之，主导意识的你心中要装着大目标，要有全局观念，每个人的工作只是整个工作链中的一个部分。而不是以某一个人，一个部门来评定。因此，在你的工作中，你心中要把别人(工作环节涉及到的人)看成是自已的部下。(不是说你就是领导，而是要给他们布置任务，明确目标，提供条件。你的目标很明确：就是对最终结果负责。
六、跟单员的素质要求：(跟单员的训练)
跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：
(1)分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。
(2)预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。
(3)表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。
(4)专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。
(5)与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。
(6)人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。
(7)法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。
(8)谈判能力。有口才，有技巧。
(9)管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。
(10)物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。
七、跟单员的工作内容及知识，技能要求：跟单员的'工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪(客户接待)。
1.出口货物跟单;(外贸业务跟进)了解基本外贸知识：(谈判，报价，接单，签合同等等)。基础外语及函电往来。
2 .物料采购跟单。(业务跟进)懂营销，懂产品。(物料，性能，使用，保养)
3 .生产过程跟单(生产进度跟进)懂生产，懂管理，懂沟通。
4 .货物运输跟单(出货跟进)货物运输知识，(运输工具，方法，配柜)及了解报关知识。
5.客户联络跟踪(客户接待)：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识：
八、跟单员工作的重要性：企业之生存与发展都是以订单为主线的。跟单工作是一个企业的主生命线和管理制高点。而作为订单的跟进者跟单员的工作跨越了企业运作的每个环节，它是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中心区纽和桥梁，是一个企业的窗口和门户。从图表我们可以更清楚地得到论证：
跟单员工作部门关联：
跟单员：对外：业务部门(国内，国外贸易部)
客户(国内，国外客户，外贸公司，中间商)
运输(海运，空运，汽运，铁路运输，集装箱，快递公司)
政府/金融(海关，银巷，税务，商检，保险)
对内：计划/物料(生产计划，物料进度，报价)
制造部门(生产进度，样品制造)
技术/品管(产品规格，新品开发，估价，产品标准)
财务/资财(出货管制，成品仓，准确报价，包装防护，汇率结算)
行政部门(派车，放行，报关，船务)
跟单员工作流程关联图：客户订单处理中心订单订单处理中心生产部门生产计划采购部(库存查询)(出货传票)供应商进料仓库生产转换仓库出库
篇2：五金跟单员工作流程1)接收货物点清数量/公斤数，记录，有出入的及时联系厂家;
2)跟进做货进度，以期在约定时间按时、按质完成客户委托;
3)完成品跟进，清点数量/公斤数，包装方式，分类摆放便于跟客户交接，避免发错货或遗漏货物。做好记录。
4)不能安时完成时及时反馈意见给上级领到，便于和客户即使沟通。
以上属内部管理，做好这四项表现已经优秀。
篇3：五金跟单员工作流程1， 确定正式定单前：
1-1， 根据业务部提供的国外客询价产品规格，根据不同产品类别，向不同的供货厂商发单询价，要
求每种规格的产品询问1-3家不同的生产厂商，同时采购人员能够快速并熟练地找到各类产品供货商信息。
1-2， 对供货厂商回复的报价进行核算与比较，考核工厂的报价真实性，最终提供处于中低档位的价格给业务部。
2，正式定单确定中
2-1，在业务部与国外客人确定销售定单时，采购部要协助业务部提供最新的产品市场行情，以便业务部根据实际需要进行调整，要求采购部要随时掌握每日的钢材与市场变动。
2-2，业务部与国外客人确定销售定单后，才能向采购部提供最终确定的采购数量与出货要求，采购在与工厂确定采购合同时要确定以下问题：
2-2-1，采购单号：以业务部提供的编号为准，双方沟通讨论以避免误差产生。
2-2-2，交货期：由于我司出货产品较杂，涉及工厂较多，所以要确定一个统一的交货日期 2-2-3，箱麦，托盘麦头：采购部与业务部确定国外客人需求的正确的托盘与纸箱麦头，可以用正式合同或附件的格式发给生产工厂。
2-2-4，付款事项：常规我司预付15%，出货后40天左右付清余额，但根据实情况，可以灵活变更。
2-2-5，合同日期与校对：采购合同上一定要有打印或手签的确定日期，合同要交业务部核对定单数量，纸箱和托麦信息，以确保与外销合同一致。
2-2-6，所有采购合同由经采购经理和总经理审核后，签名盖章后发工厂; 总金额大于3万以上的金额 必须由公司总经理审核签字确定。
2-3，采购合同与工厂确定后：
2-3-1，要求工厂提供详细的工厂开票银行账号信息或个人银行账号信息，要求提供的银行信息必须是工厂加盖公章的传真件或是正式合同附件，不接受手机信息与电脑上的留言。
2-3-2采购部核算出应预付给每家工厂的预付款，并统一记录在采购合同与财务账薄内，
2-3-3，付款方式以采购部提供的付款凭证申请为准，采购应认真仔细核算清楚付款金额并做好账目和书面申请记录。
3，采购员生产跟进事项：
3-1，采购部在合同与工厂确定后续生产过程中，要与工厂保待密切沟通，一定要让工厂保证完全了解我司的产品质量，包装要求，如有不清楚之处，应及时与业务部沟通
3-2，生产过程中，要及时跟踪工厂生产进度，并尽可能去工厂现场了解生产进度。
3-3，在合同交货期5-10天前，采购部要与工厂确定最终的交货时间，如果工厂的确情况有变不能及时 交货，采购要及时向业务部反映实际情况，以便业务部能及时调整新的船期并与国外客人沟通。
3-4，生产工厂完成总定单60-80%数量时，采购部应安排去工厂验货，要求验货过程中：1，产品质量必须达国际标准或双方确定的样品与图纸尺寸，
2，箱麦与托麦没有错误;
3，托盘必须坚固可靠，
4，每个产品拿2-5只样品作出货留底。
3-5，验货合格才可以通知工厂出货，验货不合格，采购部应用标准的商务函加盖公章通知工厂不合格理由，并要求工厂更正，由于工厂原因产生产品质量问题，由工厂赔偿。
3-6，所有产品出货前，采购部提供最终出货确定的托盆号码给工厂，工厂必须我司要求，每个托盘上 贴出货托麦
3-6，工厂发货时，最好要求工厂拍照片留底，货柜拼柜装货，采购部应协助业务部拍装柜照片留底。
