灵活运用word合并目录的功能

对于长文档,通常的做法是将其分割成若干个短文档,然后分篇录入和排版,不过,如果文档需要创建目录,事情可就不大好办了,因为用标记样式的方法创建目录,只能检索到当前文档的样式,而无法检索到其他文档中的样式。印象中的WORD好象有没有合并目录这样一个功能。最后还是通过查找WORD的帮助功能,才知道通过域功能可以合并目录。

灵活运用word合并目录的功能

此方法主要是通过TOC(目录)域和RD(引用文档)域命令来实现的`,假定在C盘Manual文件夹下有、、三篇文档需要合并目录,只需在一新建文档中键入如下域命令:

{TOC}

{RD C:}

{RD C:}

{RD C:}

其中{TOC}域是根据文档的中预先设置好的标题样式来创建目录。{RD}域则是用以指定合并目录时所要包含(引用)的文档。

使用时有以下几点需注意:

1、默认情况下,RD 域被设置成隐藏属性。要查看该域,要单击“显示/隐藏编辑标记”按钮。

2、引用文档时如果路径中包含带空格的长文件名,需用引号将其括起来。并且路径要用双反斜杠而非单反斜杠来分隔,如: “C:My ”。

3、引用文档中的顺序必须和最终文档中的次序一致,且页码要连续。如:

的页码为1-100,则的起始页码应为101,且要置于之前。

4、如果引用文档的页码发生了变化,需要更新{TOC}域以便得到正确的页码。

怎么样,这一功能是不是和专业排版软件的合订书册功能类似呢!看来,Word的域功能蕴藏的宝藏还真不少,“不怕做不到,就怕想不到”呀!