为了方便同学们的BEC商务英语学习,以下是本站小编搜索整理的关于2016年商务英语之商务函的写作指南,供参考学习,希望对大家有所帮助!想了解更多相关信息请持续关注我们应届毕业生考试网!
信函和传真的格式
收到一封信,收信人首先注意到的是信的格式。美观整洁的书信格式会给收信人留下深刻的印象。
标准的商业书信由以下三个部分组成:
·信头
·信文
·信尾
信 头
在信和传真中,信头所占页面一般不超过三分之一。
发信人地址
一般来说,商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺,抬头上标明公司名称、地址、电话和传真号码。传真也一样,信笺上印有抬头,并采用固定的信头格式。
传真发信人的地址位于传真纸页首固定的信头格式内。
发信日期
日期的书写有以下两种模式:“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年]
日期不能缩写,序数词不能使用缩写形式,月份也不能缩写。
收信人地址
收信人地址包括收信的全名和职衔,以及公司的全称和地址。礼貌性的称呼要使用得当。
传真中收信人地址一般打在信头格式相应的空格内。
指定收信人姓名
在商业书信和传真中,指定收信人姓名这一栏现已不常用。收信人地址的首行已经写明收信人姓名,因而不一定需要专门指定收信人姓名这一栏。
如果要使用指定收信人姓名这一栏,就要从页面左边空白处写起,在收信人地址下面空两行。
称 呼
商业信件和传真常用以下方式开头:
·Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示写信人知道收信人的姓名和性别);
·Dear Sir或Dear Madam(表示写给一位有具体职衔的人,如Sales Manager,
Chief Accountant等,而且写信人知道对方的性别);
·Dear Sir or Madam(表示写给一位有具体职衔而写信人又不知其性别的人);
·Dear Sirs (表示写给一家公司,没有明确的收信人)。
称呼中的第一个单词和其他所有名词的第一个字母均须大写。
事 由
写明事由可以使收信人对信件或传真的'内容一目了然。
信 文
全齐头式(full-blocked)书信,每个段落都从左边空白处开始写起,右边空白处必须尽量对齐,不能把单词断开。
在齐头式书信或传真中,信文也是从左边空白处开始写起,在事由下面空一行。
信 尾
传真的信尾一般都很简短(通常只有结尾敬辞和署名),而书信的信尾内容则相对较长。
结尾敬辞
一般来说,书信和传真结尾敬辞都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。称呼为“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”时结尾用“Yours sincerely”。称呼为“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”时结尾则用“Yours faithfully”。
信末签名
写信人既可代表本人签名,也可代表公司签名。如:
Yours faithfully
For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd
缩写 (Abbreviation):
缩写在商务英语写作中有它独特的意义。
(1)商务英语中常用的几种缩写形式:
① 置于人名前后,表示身份、职衔、学位等
② 表示商业企业名称
③ 表示时间
④ 表示组织名称,一般由首字母组成
⑤合成方位词
⑥常用的拉丁词
(2)商务英语中不应使用缩写的地方:
① 某些头衔
② 星期、月、季节
③ 街道地址
④ 国名、城市名
商务用词的大写
大写字母(Capital Letters)又称“Block letters”,“Upper case/print”,一般用于句首,此外大写首字母还出现在以下几种情况中:
(1) 专有名词(proper nouns)。
(2) 在标题(title) 中也要大写单词首字母。
(3) 用于礼貌性称呼语(即Mr.,Mrs.,Miss.,Ms.)学衔(Dr.)和军衔(General)的首字母。
(4) 职务,职称,头衔以及组织的名称也要大写首字母。
(5) 在商务书信中,重要的字词常常被大写以引起读信人的注意。
(6) 商务英语写作中的副标题与小标题也需大写。
(7) 用于缩写词,如“a SWOT analysis”, “ASEAN”, “USA”等。