一、监督档案由办公室统一管理。办公室派专人负责监督档案的收集、保管、统计及面向全站范围内的档案利用工作；
二、办公室应编制必要目录等检索工具，积极创造条件方便利用；
三、管理档案人员在接收档案时要认真清点、核对，办理好交接手续；
四、借阅档案必须办理手续，由本人签字，一般不得他人代签；查阅档案原则上在档案室，如需外借须经总工室批准后方可借出；
五、借阅档案的部门或个人对所借档案要爱护、保密，不得损坏、涂改、转借、拆散、剪裁。若有丢失或损坏须及时报告，根据情况给予处理，情节严重的将给予纪律处分；
六、借阅的档案必须按时归还，一般不超过7个工作日，如需延期，则办理续借手续；
七、档案数据归还时，管理人员应认真检查，有无缺页破损情况再办理注销手续；
八、职工调离单位时应将所借档案数据还清，经办公室盖章后方可办理调出手续；
九、建立工程质量监督档案定期检查制度，原则上每季度进行一次，由站长或总工负责，对检查中发现的问题，应及时反馈监督员本人，以及时纠正。
十、库房内保持清洁卫生，做好防火、防潮、防尘、防虫、防蛀等工作；
十一、定期进行库藏档案的清理核对工作。
十二、单位工程竣工验收后，质量监督档案需及时移交城建档案馆，移交时应建立台帐，做好签收等相关手续。
质量监督档案管理制度 [篇2]
第一条 为加强本县工程项目质量监督档案的管理，提高监督工作水平，依据《建设工程质量管理条例》、《工程质量监督工作导则》及有关法规、规定，制定本制度。
第二条 工程项目质量监督档案（简称监督档案）是工程质量监督人员依据国家和省、市有关工程建设的法律、法规、规定和工程建设强制性标准，在工程质量监督活动的全过程中形成的应当归档保存的'各种工作记录、检测与鉴定报告、照片、音像及其它文件的总称。是工程质量监督工作的记载，是考核监督机构及监督人员工作业绩的重要依据。
第三条 监督档案的管理实行站长负责制。
第四条 工程项目的监督档案实行项目监督负责人责任制。承担建设工程项目质量监督工作的监督负责人负责组织收集有关工程质量监督管理、监督检查（巡查）与监督检测等的记录，按时整理建档。工程竣工验收合格后，监督档案经站长审核，交档案管理人员装订归档。
第五条 监督档案应随工作进度及时记录和整理，使用专用表格，做到项目填写齐全。用语规范、字迹工整、印章清晰，对提出的问题有处理意见，并有处理结果。
第六条 监督档案应真实、准确、完整反映工程质量监督工作的状况。对擅自涂改、伪造或丢失等，造成监督档案不符合要求的，应按有关规定予以处理。
第七条 监督档案保存期限分为长期和短期两种，长期为15年，短期为5年。
监督档案装订后，应妥善保管，需要借阅和移交时，须经站长批准同意并办理相应借用手续，到期需要销毁的应经站长批准后方可统一销毁。
第八条 工程图纸一般不作为监督档案保存。
第九条 监督档案主要包括以下内容：1、建筑工程质量监督申请注册表；2、工程质量监督工作方案；3、工程建设各方主体质量行为监督检查（巡查）记录；4、工程实体质量监督检查（巡查）记录；5、工程质量监督检测记录；6、基础、主体结构等分部工程质量验收监督记录；7、工程竣工验收监督记录；8、工程质量监督报告；9、其他记录。
第十条 监督档案应按单位工程立卷，并按本规定第十一条的内容分类，按形成的时间顺序排列、编目和组卷，统一编号。
卷内文件材料排列顺序为：封面、目录、文件材料、封底。
第十一条 监督档案的纸面规格应统一采用A4幅（297㎜×210㎜）尺寸，小于A4幅尺寸的文件要用A4幅白纸衬托，大于A4幅尺寸的文件，应按图纸折叠方法折叠成A4幅尺寸。
第十二条 监督档案应装订整齐，用棉线在文件左侧20㎜处按竖向分三孔装订，上下两孔分别距中孔80㎜。
